вторник, 30 октября 2018 г.

Работа секретарём крайне важна

Сегодня в блоге Econ Dude я расскажу свой взгляд на работу секретарём, или секретаршей в небольшой компании. Дело в том, что с секретарями и референтами имел дело почти любой человек, имел с ними дело и я многократно, как снаружи, так и внутри маленьких компаний. И в этой статья я расскажу о том, почему профессия (именно так) секретаря - это довольно важная для компании должность и позиция.

Многие очень сильно заблуждаются когда недооценивают важность работы секретарей, когда принижают и издеваются над ними, мол это может делать людей дурак. А вот и нет! Я давно наблюдаю как роботы заменяют людей и отбирают у них рабочие места, всё попадает под автоматизацию (а что под неё попадает быстрее всего - вот эти профессии самые ненужные). Доставка переходит на дроны, кассиров увольняют из магазинов, машины уже сами ездят без водителей, сотня сотрудников банка, клерков, заменяются одной программой. А вот секретарей хрен когда кто заменит!

Сейчас роботы уже даже научились рисовать, фотографировать, роботы уже музыку пишут, даже иногда и не знаешь, какие профессии лет через 30 останутся, но управленцы никуда не деваются, а так-же не пропадают те, кто работает в сфере услуг с людьми, если этот человек работает хорошо.

Когда я писал про малый бизнес, про мои взаимодействия с мелкими компаниями как клиента, или как другого бизнеса (B2B), я там довольно много рассказал о том, как одна плохая секретарша может вмиг уничтожить весь бизнес.

И вот эту мысль от туда я разовью.


Очень плохая секретарша

Ты звонишь в компанию, ты - клиент с деньгами, потенциальный клиент. Ты ожидаешь на другом конце провода профессионала, выдержанного человека с хорошим языком, вежливого, умного, образованного, организованного, не глупого. В идеале ты бы хотел поговорить с владельцем компании, но секретари (Офис-менеджер / Помощник руководителя) - это их правые руки и представители как раз владельцев.

Это второй человек в компании, если компания небольшая. Требования к хорошему секретарю просто огромны, при этом множество предпринимателей не понимают насколько важны люди на телефоне и секретари, платя им крайне мало. После этой статьи вы поймёте, что нет ничего более вредного для компании, чем недоплачивать секретарям.

Бывают ситуации, когда именно секретари (чаще мужчины) - это правая рука главы компании, и такой человек имеет огромную ценность, иногда знает даже больше, чем сам владелец, так-как именно секретарь на передовой.

Сколько у меня было ситуаций, когда я звонил в компанию, и глупая секретарша на другом конце провода срывала сделку, не давая компании клиента и деньги, просто потому, что она не профессиональна. Из-за того, что владелец компании решил ей мало платить и что её работа не нужна, и что она легко заменима.

Секретаршу нанимают не для того, чтобы с ней потом переспать (хотя в моих историях всё часто именно так). Её нанимают чтобы положить на другого человека большой груз ответственности, секретарша в мелкой компании это, по сути, администратор, координатор, директор и даже управляющий.

Ты звонишь в компании, а там дура какая-то сидит, что-то мямлит невнятным языком, не понимает абсолютно ничего в бизнесе, не может адрес офиса нормально даже сообщить, её вообще не интересует вы принесёте деньги, или нет. Вот кто такую дуру нанял - этот человек явно хочет компании скорейшего банкротства.

Такое случалось сотни раз, секретарши сидят в интернете и не по делу в рабочее время, они не перезванивают, не уточняют, никогда не пытаются сделать еще один шаг и проявить инициативу, при этом хороший секретарь именно проявлением инициативы и славен. Если бы работа секретаря была полностью автоматической, по схеме и шаблону, то их бы уже давно роботами и автоответчиками заменили.

А вспомните великолепный сериал Suits, и секретаршу Харви там - Донну. Вот так работают профессионалы, и они получают очень хорошо, ибо они в курсе абсолютно всего и знают некоторые вещи даже лучше начальника.

Хорошая секретарша снимает с начальства головную боль и экономит ему время, принося компании деньги, плохая делает всё наоборот.

К огромному сожалению в обществе, особенно пост-советском, сформировалось очень ложное восприятие работы секретарей, что привело туда соответствующих людей, часто чьих-то жён и любовниц, что снизило их роль в бизнесе почти до нуля, как и их профессионализм. Ведь наши люди даже не понимают что работа секретаря - это профессия, и что хорошая секретарша на вес золота, она незаменима.

Вы можете прогнать весь штат, но без хорошей секретарши вы никто.

Тут и проблема самих секретарш, как они себя воспринимают и как они себя ставят. Работа секретаршей ведь крайне интересная в этом плане. Тут очень легко себя переоценить или недооценить, трудно заранее всё прикинуть. Невозможно посчитать сколько денег приносит или отнимает секретарша, да и даже окупается ли она вообще. Единственный способ это сделать - уволить и найти другую.

Именно поэтому такой разброс окладов и зарплат в этой должности. Вы можете найти в регионе эту работу за 10, 15 и 20 тысяч рублей в месяц, а в Москве вы можете найти работу секретаря за 25, 30, 35, 40 и 50 тысяч рублей в месяц, бывает и больше. Если бы это была тупая работа, которую может делать каждый, у нас не было бы такого разброса зарплат. При этом и 60к рублей в месяц не потолок, а если глянуть иностранные компании, то там и вообще могут платить крайне прилично. Допустим секретари в некоторых инвестиционных фондах, либо в компаниях, куда приходят заказывать новые яхты или недвижимость. Платить там могут столько, чтобы эта женщина или человек был полностью независимым, самостоятельным и даже не думал искать новую работу.

Это не просто приём звонков, почты, знание ПК и офисных программ, опыт работы с оргтехника и подобные вещи. Это вот как раз может любой идиот делать. Хорошая секретарша - это мастер в общении с людьми, мастер сервиса, это хороший психолог и просто хороший организованный человек с развитыми мозгами.

Работа секретарши - это не умение соблазнять, клеить и заигрывать с начальником, а так-же одевать сексуальную одежду и вкладывать в свою внешность, это преданность и лояльность к своей компании, желание увеличить прибыль компании и получать больше клиентов, строить долгосрочный бренд и быть частью истории.

Кроме того секретарши и секретари - это лицо компании.

Как и например сайт компании. Есть хорошие фирмы без крутых сайтов, бывает такое, есть и паршивые фирмы с очень крутыми сайтами (такое бывает куда чаще), но в целом у хорошей компании должно быть хорошее лицо. Я не говорю тут о том, что все секретарши должны быть топ-моделями, это разговор про общую физическую форму, опрятность, ухоженность и умение одеваться. Когда новый человек приходит в компанию, в первую очередь он видит секретаршу и говорит с ней, и это производит впечатление, как моя история из детства, на моей первой серьезной работе.

Там была такая секретарша, что я до сих пор забыть не могу.

Вообще в целом зачем вы думайте в наше время люди регистрируют компанию, фирму, снимают офис и нанимают секретаря? Есть какие-то компании, которые могут это всё вообще не делать и при этом работать, не тратя эти деньги. Потому как наличие секретаря или секретарши сразу ставит вас на уровень выше, а если офис приличный, а секретарша хорошая - то и компания годная.

Хочу еще раз сказать, что разговор тут я веду про малый бизнес и про некоторый средний. В очень крупных компаниях иногда секретарша реально не играет почти никакой роли и она заменима, да и ей негде развернуться, но для начинающих и молодых компаний, которые уже имеют какой-то положительный денежный поток, клиентов и офис, хорошая секретарша кровь из носа важна. Именно она позволит вам либо существо ускорить рост бизнеса, либо, если это плохая секретарша - она убьёт бизнес.

И конечно-же не нужно вообще ничего предпринимать в плане отношений с ней, даже думать об этом нельзя, поэтому нанимать на эти должности уж совсем красивых девушек не следует. Лучше взять кого-то средней внешности, может чуть выше, но ухоженную. В этом плане у очень красивых девушек проблема, им куда труднее проявить себя в плане бизнеса и карьеры, их многие серьезно не воспринимают к сожалению, хотя есть полно очень красивых и при этом очень умных женщин.

Если вы хотите или может быть даже вынуждены сейчас искать работу секретаршей или администратором, мой совет такой что не нужно смотреть чисто на зарплату в этих вакансиях, исходите из компании и идите в средние и малые компании. Ищите тот бизнес, который вам лично и самим интересен и воспринимайте эту компанию как свою, и тогда если ваше начальство грамотное, а вы делайте хорошую работу несколько лет, вы вполне можете расти в этой компании, забирая на себя всё больше функций, а потом и возглавить один из новых офисов или целый отдел, да и иногда вообще всю компанию.

У меня был опыт работы секретарём (помощником руководителя) в двух компаниях. В одной мне сразу намекнули - ты никто, мы не знаем зачем эта должность вообще нужна, никуда не лезь, не отсвечивай и будь роботом за копейки. Я от туда ушёл крайне быстро. На второй работе была абсолютно противоположная ситуация. Ты ездишь с начальством на все встречи, ты советник начальника, его правая рука (которую он..). Твоё мнение очень важно, и иногда тебе нужно даже идти поперёк мнения начальства, так-как ты лучше чувствуешь компанию и её дела, а так-же потому, что хорошему начальнику не нужны вязкие слизни, которые ему во всём поддакивают, ему нужно независимое экспертное мнение, часто критическое, он знает что такому мнению нет цены. И я там работал взаимодействуя вообще со всеми отделами, эта работа в итоге была самой интересной и полезной для меня, да и для компании. Вот такие очень разные бывают ситуации.

Еще пример.

Есть такой Российский писатель - Кирилл Шелестов, я его несколько раз уже советовал. Он в 90-е был помощником (по сути секретарём) одного богатого человека, и в его книгах он рассказывает все тонкости и нюансы работы, а так-же те вещи, о которых я говорю в этой статье. Времена сейчас уже другие, но не нужно быть в плену стереотипов о работе секретаря. Им может работать и парень, и взрослый мужик, может им работать и женщина, и кто угодно может работать как хорошо, так и плохо.

Эта работа для компании куда важнее, чем многие думают, и я считаю, что это настоящая и цельная профессия.

Вот такие дела. Другие мои статьи про работу тут: